Datenschutzerklärung der AFES AG für Online-Seminare, Online-Meetings und Telefonkonferenzen
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „MS Teams“ informieren.
Für die AFES AG genießt der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten einen hohen Stellenwert. Ihre Angaben werden bei uns vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung behandelt.
Die AFES AG verarbeitet die personenbezogenen Daten gemäß den datenschutzrechtlichen Vorschriften des liechtensteinischen Datenschutzgesetzes (DSG) und der direkt anwendbaren europäischen Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung-DSGVO). Nachstehend werden der Einfachheit halber die Bestimmungen der DSGVO zitiert.
1. Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“ (nachfolgend: „MS Teams“), um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare durchzuführen. „MS Teams“ ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.
Wir verarbeiten Ihre Daten um Sie als berechtigte Kontaktperson zu identifizieren, zur Erbringung eines Online-Seminars via „MS Teams“ und zur Korrespondenz mit Ihnen.
Die Datenverarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung Ihrer Anfragen und für die Erfüllung von genannten Verpflichtungen erforderlich. Ohne die Verarbeitung der Daten sind wir in der Regel nicht in der Lage, eine Verbindung mit Ihnen einzugehen bzw. aufrechtzuerhalten.
Wir behalten uns vor, personenbezogene Daten, die zu einem der vorstehenden Zwecke erhoben wurden, auch zu den übrigen Zwecken weiter zu verarbeiten, wenn diese mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar oder durch Rechtsvorschriften zugelassen sind.
2. Allgemeine Information zur Datenverarbeitung
2.1 Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
AFES AG
Neugasse 17
9490 Vaduz
Fürstentum Liechtenstein
Der Datenschutzbeauftragte kann unter office.fl@avus-claims.com kontaktiert werden.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „MS Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „MS Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „MS Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „MS Teams“ herunterzuladen.
Sie können „MS Teams“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und gegebenenfalls weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „MS Teams“-App eingeben.
Wenn Sie die „MS Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „MS Teams“ finden.
2.2 Allgemeines zur Datenverarbeitung bei Online-Veranstaltungen
Personenbezogene Daten sind Angaben und Informationen, die sich direkt oder indirekt auf eine bestimmte Person beziehen oder mit ihr in Verbindung gebracht werden können.
Durch Ihre Teilnahme an einer Online-Veranstaltung (Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare) werden verschiedene Daten verarbeitet. Der Umfang der Datenverarbeitung wird unter anderem auch durch die Auskunft bestimmt, die Sie vor und bei der Teilnahme an einer Online-Veranstaltung erteilen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung, oder können es sein:
Angaben zum Benutzer, wie der Vorname, der Nachname, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und der Name Ihrer Organisation (Arbeitgeber).
Die Teilnehmer-IP-Adresse, ein Profilbild und Informationen zu Geräten oder Hardware.
Audio- und Videodaten, wenn Sie sich mit Wortbeiträgen und/oder mittels visueller Übertragung Ihres Abbildes beteiligen. Es ist Ihnen überlassen diese Funktionen in dem von Ihnen erwünschten Rahmen zu nutzen. Nur wenn Sie das Mikrofon oder die Kamera Ihres Endgerätes selbst aktivieren, können die vorgenannten Datenverarbeitungen stattfinden.
Bei Einwahl mit dem Telefon werden Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Land, Start- und Endzeit aufgezeichnet. Gegebenenfalls können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
2. 3 Datenverarbeitung bei Online-Seminaren
Zur Anmeldung an einem Online-Seminar müssen Sie uns Ihren Namen, Nachnahmen, eine E-Mailadresse und gegebenenfalls den Namen der Organisation bekannt geben, in deren Namen Sie sich anmelden.
Um den Online-Seminarraum betreten zu können, müssen Sie Ihren Namen zumindest in einer Kurzform bekannt geben.
Sie haben gegebenenfalls die Möglichkeit, in einem Online-Seminar die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Seminar anzuzeigen und gegebenenfalls zu protokollieren.
Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Online-Seminars die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „MS Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Die Online-Veranstaltungen werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet. In Ausnahmefällen werden Sie vor Beginn der Aufzeichnung darüber informiert und können der Aufzeichnung widersprechen.
Bei Einwahl mit dem Telefon werden Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Land, Start- und Endzeit aufgezeichnet. Gegebenenfalls können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
2.4 Dauer der Datenverarbeitung bei Online-Veranstaltungen
Wenn Sie bei „MS Teams“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Online-Seminaren, Umfragefunktion in Online-Seminaren) bis zu einem Monat bei „MS Teams“ gespeichert werden.
2.5 Weitergabe von Daten an Dritte bei Online-Veranstaltungen
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Veranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Beachten Sie bitte, dass andere Teilnehmer und Teilnehmerinnen einer Online-Veranstaltung Sie und Ihre Beiträge gegebenenfalls sehen und hören können, und somit Empfänger Ihrer Daten sein können. Bedenken Sie, dass Inhalte aus Online-Veranstaltung häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und somit die Möglichkeit besteht, dass andere Teilnehmer und Teilnehmerinnen Ihre Beiträge Dritten gegenüber kommunizieren.
Der Anbieter von „MS Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den personenbezogenen Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „MS Teams“ vorgesehen ist.
3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Im Übrigen ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
4. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„MS Teams“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter mit Hauptsitz in den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt, d.h. einem Land außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. der Vertragsstaaten über das Abkommen zum Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). Wir haben mit dem Anbieter von „MS Teams“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Zudem ist „MS Teams“ durch den Abschluss von sogenannten EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung eines Datenschutzniveaus verpflichtet, welches dem europäischen im Wesentlichen entspricht.
Bitte beachten Sie jedoch, dass das Vorhandensein eines angemessenen Datenschutzstandards bei Anbietern außerhalb von EU / EWR – auch im Falle eines Abschlusses von EU-Standardvertragsklauseln – nicht in jedem Fall sichergestellt werden kann.
5. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung, oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, oder Gewährleistungs- und gegebenenfalls Garantieansprüche prüfen, gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.